โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/การบันทึกเอกสาร

เอกสารที่สร้าง หรือแก้ไขเรียบร้อยแล้ว รวมทั้งขณะกำลังสร้าง แก้ไขเอกสาร ควรบันทึกเอกสารอย่างสม่ำเสมอ โดยตั้งชื่อไฟล์ได้ยาวถึง 256 ตัวอักษร

เลือกเมนู File>Save (แฟ้ม>บันทึก) เพื่อสั่งบันทึกไฟล์ หรือกดคีย์ Ctrl+S หรือคลิกไอคอนรูปแผ่นดิสก์ที่แถบเครื่องมือก็ได้เช่นกัน
จะปรากฏหน้าต่างให้เราเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการบันทึกไฟล์
ตั้งชื่อให้เอกสาร ส่วนนี้เราควรตั้งชื่อไฟล์ให้สอดคล้องกับเนื้อหา เพื่อสะดวกในการเรียกเปิดใช้งานครั้งต่อไป
คลิกเมาส์ปุ่ม เพื่อตกลงบันทึกไฟล์ (นามสกุลเป็น *.odt)

NOTE ถ้าต้องการบันทึกเอกสารใหม่ โดยที่เอกสารเดิมของเรายังคงอยู่ด้วย ให้ใช้คำสั่ง File>Save As (แฟ้ม>บันทึกเป็น) ซึ่งคล้ายกับการสำเนาเอกสารนี้เก็บไว้อีกชุดหนึ่งนั่นเอง

การบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ Microsoft Word

โปรแกรม OpenOffice.org Writer มีความสามารถในการเปิดใช้งานเอกสารที่สร้างมาจาก Microsoft Word นามสกุล .doc (ส่วนไฟล์เอกสารของ Writer จะมีนามสกุล .odt) ในทางกลับกัน เราสามารถใช้ Writer บันทึกเอกสารที่เปิดอยู่ให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์เอกสาร Microsoft Word ได้เช่นกัน โดยเลือกฟอร์แมตเป็น “Word 97-2003 (*.doc)” หรือฟอร์แมต "Word 2017-2019 (*.docx)"

การกำหนดรหัสผ่านให้กับแฟ้มเอกสาร

เราสามารถกำหนดรหัสผ่านให้กับแฟ้มเอกสาร โดยการคลิกเลือกรายการ Save with password ซึ่งจะปรากฏหน้าต่างกำหนดรหัสผ่าน ให้ผู้ใช้กำหนดรหัสผ่าน มีความยาวไม่ต่ำกว่า 5 ตัวอักษร (สามารถใช้ได้ทั้งตัวอักษร และตัวเลข) จำนวน 2 ครั้งแล้วคลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยันการบันทึกแฟ้ม คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Save โปรแกรมจะบันทึกแฟ้มให้อัตโนมัติ

การสร้างแฟ้มสำเนา (Backup File)

วิธีการป้องกันไฟล์เสียหายวิธีหนึ่งก็คือการสร้างแฟ้มสำเนา (Backup File) ซึ่งสามารถกำหนดให้โปรแกรมทำสำเนาทุกครั้งที่มีการบันทึกแฟ้มเอกสาร โดยเลือกคำสั่ง Tools, Options, Load/Save, General จากนั้นเลือก Always create backup copy และถ้าต้องการให้โปรแกรมบันทึกแฟ้มเอกสารอัตโนมัติทุกๆ กี่วินาทีก็เลือกรายการ Save Autorecovery … ด้วย

สารบัญ