โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/แนวทางเตรียมการนำเสนองานพรีเซนเตชั่น

เพื่อช่วยให้การสร้างงานนำเสนอเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว ขอแนะนำให้นำขั้นตอนต่อไปนี้ไปประยุกต์ใช้ 1. การวางโครงร่าง

ก่อนเริ่มเตรียมงานพรีเซนเตชั่น เราควรมีความชัดเจนในสิ่งที่ต้องการสื่อสาร โดยศึกษากลุ่มผู้ฟังว่ามีลักษณะเช่นไร การเริ่มเตรียมงานนำเสนอโดยการวางโครงร่าง จะทำให้เกิดความชัดเจนเกี่ยวกับงานที่จะนำเสนอ และช่วยให้เราไม่พลาดหัวข้อสำคัญที่ต้องสื่อสาร นอกจากนั้นการวางโครงร่างยังเปรียบเสมือนแผนที่ในการดำเนินเรื่อง ทำให้เรามั่นใจได้ว่าการนำเสนอของเราจะได้ผลลัพธ์ตรงตามจุดประสงค์ที่วางไว้

สำหรับวิธีวางโครงร่างเราอาจใช้โปรแกรมนำเสนอหรือจะใช้โปรแกรมอื่นเช่นโปรแกรมสร้างข้อความก็ได้ 2. การลงรายละเอียดเนื้อหา

หลังจากที่เราได้วางแนวทางในการนำเสนองานตั้งแต่เริ่มจนจบแล้ว ต่อไปเป็นการลงรายละเอียดในหัวข้อต่างๆ โดยมุ่งเน้นที่กลุ่มผู้ชมเป็นหลักว่าสไลด์ของเราต้องมีเนื้อหา หรือรูปแบบการนำเสนอแบบใดจึงเหมาะสม ซึ่งต้องพิจารณาตั้งแต่องค์ประกอบต่างๆ ที่ใช้ไม่ว่าจะเป็น ภาพสีและแนวการนำเสนอเช่น การบรรยายเชิงวิชาการ ก็ควรให้โทนสีของสไลด์สอดคล้องกับเนื้อหาที่เน้นไปทางสาระและข้อมูล 3. การใส่ข้อความ รูปภาพ กราฟ ฯลฯ ในสไลด์

ในขั้นตอนนี้จะเป็นการนำสิ่งต่างๆ ที่เราต้องการนำเสนอมาใส่ในสไลด์แต่ละแผ่น โดยเราอาจใช้เวลานานพอสมควรในการตระเตรียมข้อมูลให้ตรงและสนับสนุนประเด็นที่เราต้องการนำเสนอ 4. ปรับแต่งสไลด์ให้สวยงาม

หลังจากที่เราได้ใส่ข้อความที่ต้องการสื่อสารแล้ว ต่อไปเราจะต้องทำการปรับแต่งตัวอักษร สีที่ใช้กับสไลด์ และรูปแบบขององค์ประกอบต่างๆ ที่แสดง เพื่อให้สไลด์ดูสวยงามและน่าติดตาม 5. เพิ่มความน่าสนใจในขณะนำเสนอสไลด์

ถ้าเราใช้คอมพิวเตอร์ในการนำเสนอสไลด์ ก็สามารถนำเทคนิคในการเปลี่ยนแผ่นสไลด์มาใช้เพิ่มความน่าสนใจให้กับการนำเสนอข้อมูลได้ เช่น การเลื่อนสไลด์แผ่นใหม่มาจากจอภาพด้านบน หรือให้กราฟที่แสดงดูเหมือนกำลังเพิ่มขึ้น 6. เตรียมการนำเสนอจริงๆ

ก่อนถึงเวลาที่เราต้องนำเสนอ ควรซ้อมการพูดให้เข้ากับแผ่นสไลด์ที่เตรียม โดยอาจมีการจับเวลาเพื่อจะได้ทราบว่าการบรรยายใช้เวลาอย่างเหมาะสมหรือไม่ 7. การเตรียมเอกสารประกอบการบรรยายแจกผู้ฟัง

หลังจากที่เราได้ซักซ้อม จนพร้อมนำเสนอสไลด์ที่ได้จัดทำไว้แล้ว สิ่งสุดท้ายที่สำคัญก็คือ การพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย การจัดทำเอกสารแจกให้ผู้เข้าฟังจะทำให้เขาไม่ต้องเสียเวลาจดบันทึกสิ่งที่เรานำเสนอ แต่ให้เขาใช้เวลาในการจดจ่อฟังสิ่งที่เราต้องการสื่อสารแทน

สารบัญ