โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/กำหนดรูปแบบการแสดงข้อมูลตามเงื่อนไข

ถ้าเราต้องการให้รูปแบบการแสดงข้อมูลเปลี่ยนตามลักษณะข้อมูลในตาราง เช่น ให้แสดงตัวเลขยอดขายของแต่ละเดือนให้มีลักษณะที่แตกต่างกันไป ถ้ายอดขายต่ำกว่าเป้าหมาย เป็นต้น ซึ่งเราต้องกำหนดเงื่อนไขที่ใช้ด้วยตัวเราเอง

กำหนดเงื่อนไขการแสดงข้อมูล

ตัวอย่างนี้ จะกำหนดให้ Calc แสดงผลไม้ที่มีราคาน้อยกว่า 500 ดอลลาร์ให้มีลักษณะข้อความเป็นตัวหนาและขีดเส้นใต้ โดยในที่นี้ เรากำหนด Style แบบอักษรชื่อ Result ขึ้นมาก่อน เพื่อเรียกใช้

เลือกเซลล์ข้อมูลที่ต้องการกำหนดเงื่อนไขการแสดงพิเศษ (ในตัวอย่างเราเลือกตัวเลขที่จำนวนหนังสือที่ขายได้)
เลือกคำสั่ง Format>Conditional Formatting (รูปแบบ>การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข)
กำหนดเงื่อนไขแรกในกรอบ Condition 1 (เงื่อนไข 1) ซึ่งในช่องแรกเราต้องกำหนดข้อมูลที่จะนำมาใช้ในการพิจารณาเงื่อนไข โดยเลือก

• Cell Value is (ค่าเซลล์คือ) จัดรูปแบบข้อมูลโดยขึ้นอยู่กับค่าในเซลล์ที่เราเลือก

• Formula is (สูตรคือ) จัดรูปแบบข้อมูลโดยขึ้นกับผลลัพธ์ที่ได้จากสูตรคำนวณที่เรากำหนด

ถ้าเราเลือก Cell Value is (ค่าเซลล์คือ) จะต้องกำหนดตัวดำเนินการที่ใช้ในช่องที่ 2 และค่าที่ใช้เปรียบเทียบในช่องสุดท้าย (ในตัวอย่างเงื่อนไขคือ “ให้พิจารณาเซลล์ข้อมูลที่มีค่าน้อยกว่า 500” โดยเราเลือกว่า Cell Value is (“น้อยกว่า” “500”)

คลิกเมาส์ปุ่มเพื่อเลือกรูปแบบการแสดงข้อมูล เมื่อเงื่อนไขที่เรากำหนดเป็นจริง ในตัวอย่างกำหนดให้มีรูปแบบเป็น Result คือกำหนดตัวอักษรแบบตัวหนาและขีดเส้นใต้
คลิกเมาส์ปุ่ม เพื่อจบการกำหนดเงื่อนไข

ตัวอย่างเพิ่มเติม

ในขั้นตอนที่ 3 การใช้คำสั่ง Formula is (สูตรคือ) เป็นการกำหนดรูปแบบข้อมูลที่แสดงในเซลล์ที่เราเลือก โดยขึ้นกับผลลัพธ์ที่ได้จากสูตรคำนวณที่เรากำหนด เช่น ต้องการให้ Calc แสดงรูปแบบข้อความของชื่อสินค้าเป็น Result2 ถ้าค่าในคอลัมน์รวมราคามากกว่า 500 และแสดงเป็นข้อความตามปกติ เมื่อค่าในคอลัมน์รวมราคาน้อยกว่าหรือเท่ากับ 500 โดยมีวิธีทำดังนี้

เลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการกำหนดเงื่อนไข
เลือกคำสั่ง Format>Conditional Formatting (รูปแบบ>การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข)# เลือก Formula is (สูตรคือ) เพื่อให้รูปแบบข้อมูลในเซลล์ที่เลือกขึ้นกับผลลัพธ์ที่ได้จากสูตรคำนวณที่กำหนด # กำหนดสูตรคำนวณที่ใช้กำหนดรูปแบบการแสดงผล (ในตัวอย่างใช้สูตร “=$E8:E12
เลือกรูปแบบการแสดงผลข้อมูลในช่อง Cell Style (รูปแบบเซลล์) เมื่อเงื่อนไขที่กำหนดนั้นเป็นจริง ในตัวอย่างกำหนดรูปแบบเป็น Result2 (ผลลัพธ์2)
คลิกเมาส์ปุ่ม จบการกำหนดเงื่อนไข
แสดงผลลัพธ์ที่ต้องการคือ ชื่อสินค้าที่มีการขีดเส้นใต้จะมีรูปแบบเป็น Result2 เมื่อค่าในคอลัมน์รวมราคาน้อยกว่า 500 ดอลลาร์

การกำหนดหลายเงื่อนไข

เราสามารถกำหนดได้ถึง 3 เงื่อนไขในการแสดงข้อมูลในแต่ละเซลล์ ซึ่งเราสามารถเพิ่มเงื่อนไขอีก ให้คลิกเมาส์ให้มีเครื่องหมายถูกในช่อง Condition จากนั้นทำการกำหนดเงื่อนไข และรูปแบบการแสดงข้อมูลที่เราต้องการ

หากต้องการกำหนดเงื่อนไข 3 ให้ทำเหมือนเงื่อนไข 2 ก็จะกำหนดเงื่อนไขได้มากขึ้น

ยกเลิกเงื่อนไขที่กำหนดไว้

เลือกข้อมูลที่ต้องการยกเลิกเงื่อนไขการแสดงข้อมูลที่กำหนดไว้
เลือกคำสั่ง Format>Conditional Formatting (รูปแบบ>การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข)
คลิกเมาส์เอาเครื่องหมายถูกออกในช่องเงื่อนไขต่างๆ ที่เรากำหนดไว้
คลิกเมาส์ปุ่ม จะเป็นการยกเลิกเงื่อนไข

สารบัญ