โอเพนออฟฟิศดอตอ็อก/เริ่มป้อนข้อมูลในเซลล์

เราสามารถป้อนข้อมูลในตารางได้ โดยเลื่อนกรอบดำมาตรงช่องเซลล์ที่ต้องการ และพิมพ์ข้อมูลเข้าไปได้เลย หากต้องการยกเลิกการป้อนข้อมูลให้กด

NOTE

ในกรณีที่เราพิมพ์ผิด เราไม่สามารถกดปุ่มทิศทางบนแป้นพิมพ์เพื่อแก้ไขตัวอักษรได้ เพราะ Calc จะเข้าใจว่าเป็นการเลื่อนกรอบเซลล์ไปช่องอื่นในตาราง ในกรณีนี้เราสามารถแก้ไขข้อความได้โดยใช้ปุ่ม เท่านั้น แก้ไขข้อมูลในเซลล์

หากเราต้องการแก้ไขข้อมูลที่ป้อนไปแล้วในตารางก็สามารถทำได้โดยดับเบิ้ลคลิกที่เซลล์นั้น ใช้ปุ่มลูกศรบนแป้นพิมพ์เลื่อน I ไปตรงตำแหน่งที่ต้องการและพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการแก้ไขได้เลย

การแก้ไขข้อมูลและการทำงานของแถบสูตร (Formula Bar)

เมื่อมีการแก้ไขข้อมูลในเซลล์ ข้อมูลในเซลล์นั้นจะปรากฏในแถบสูตร (Formula Bar) ซึ่งเราสามารถแก้ไขข้อมูลในช่องเซลล์ได้โดยตรง หรือคลิกเมาส์ที่แถบสูตรและแก้ไขข้อมูลจากที่นี่ก็ได้

ในขณะที่กำลังแก้ไขข้อมูล แถบสูตรจะแสดงปุ่มคำสั่งเพิ่มเติมซึ่งมีหน้าที่ดังนี้

วิธีป้อนข้อมูลซ้ำกัน

ถ้าเราพบว่าต้องป้อนข้อมูลที่ซ้ำกับที่เคยป้อนมาแล้ว เราสามารถใช้คำสั่ง AutoInput (ป้อนเข้าอัตโนมัติ) หรือใช้วิธีเลือกจากรายการได้ การใช้คำสั่ง AutoInput ป้อนเข้าอัตโนมัติ

Calc มีคุณสมบัติ AutoInput ที่จะช่วยป้อนข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ โดยเทียบจากข้อมูลที่เราเคยป้อนมาก่อนแล้ว ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้เราสามารถป้อนข้อมูลที่ซ้ำๆ กันในตารางได้อย่างรวดเร็ว ดังตัวอย่างในรูป ถ้าเรากำลังพิมพ์ข้อมูลพนักงานคนที่ 3 และจะพิมพ์คำว่า “การตลาด” ในคอลัมน์ “ฝ่าย” ซึ่งตรงกับคำที่เราเคยพิมพ์มาก่อนแล้ว ในคอลัมน์นี้ เมื่อเราพิมพ์ “Calc” จะนำตัวอักษรที่เราพิมพ์ไปเทียบกับข้อมูลที่เราเคยพิมพ์มาก่อนแล้วในคอลัมน์นี้ เมื่อพบว่ามีแนวโน้มที่เรากำลังพิมพ์คำว่า “การตลาด” Calc จะเพิ่มตัวอักษรที่ยังขาดอยู่ที่เรายังไม่ได้พิมพ์ให้โดยอัตโนมัติเป็น

จากจุดนี้หากเรากำลังพิมพ์คำนี้อยู่พอดีก็ให้กด Calc จะป้อนข้อมูลในส่วนที่เหลือในเซลล์ให้เลย แต่ในกรณีที่เราต้องการพิมพ์คำอื่นแทน เช่น ต้องการพิมพ์คำว่า “การต่างประเทศ” ก็ให้พิมพ์ต่อจากคำ “การต” ที่พิมพ์ไปแล้วได้ ซึ่ง Calc จะทราบว่าข้อมูลที่เรากำลังพิมพ์นั้นไม่เหมือนข้อมูลที่มีอยู่ในคอลัมน์นี้เลย และจะลบตัวอักษรที่แสดงในแถบดำ เพื่อให้เราป้อนข้อมูลใหม่ได้ในเซลล์

ในกรณีที่ต้องการพิมพ์คำที่สั้นกว่าที่ Calc แสดง เช่น พิมพ์ “การต” เมื่อ Calc แสดง ให้กดปุ่ม (Del) หรือ (Backspace) เพื่อลบส่วนที่ไม่ต้องการ TIP

AutoInput (ป้อนเข้าอัตโนมัติ) ไม่สามารถใช้กับข้อมูลที่เป็นตัวเลขหรือวันที่ได้ นอกจากนั้นลักษณะการป้อนข้อมูลจะต้องติดกับเซลล์ที่มีข้อมูลอยู่ก่อนแล้วในคอลัมน์เดียวกัน AutoInput จึงจะทำงาน

ถ้าข้อมูลที่เราป้อนนั้นคล้ายแต่ไม่ค่อยซ้ำกัน เราอาจต้องการยกเลิกการทำงานของคำสั่ง AutoInput เป็นการชั่วคราว เพื่อไม่ให้มีการเพิ่มคำที่เราไม่ต้องการโดยอัตโนมัติในเซลล์ที่เรากำลังป้อนข้อมูล โดยเลือก Tools>Cell Contents> AutoInput (เครื่องมือ>เนื้อหาเซลล์>ป้อนเข้าอัตโนมัติ) และคลิกเลือกเอาเครื่องหมายถูกออกในส่วนของคำสั่ง AutoInput แต่เมื่อใดที่จะใช้ AutoInput ก็คลิก ให้มีเครื่องหมายถูกเกิดขึ้นอีกครั้งในส่วนของคำสั่ง AutoInput

วิธีเลือกจากรายการ

วิธีนี้เป็นการป้อนข้อมูลโดยเลือกจากรายการข้อมูลที่เคยพิมพ์มาแล้วในคอลัมน์ ซึ่งเราไม่ต้องพิมพ์ตัวอักษรใดๆ ในเซลล์เหมือนกับที่ต้องทำเมื่อใช้คำสั่ง AutoInput

เมื่อต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำให้คลิกเมาส์ปุ่มขวาเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล
เลือก Selection List (เลือกรายการ) จะปรากฏรายการข้อมูลที่ได้พิมพ์ไว้ก่อนแล้ว
คลิกเมาส์เลือกข้อมูลที่ต้องการ ข้อมูลจะถูกนำมาแสดงในเซลล์โดยที่เราไม่ต้องพิมพ์เอง

สารบัญ